アポイントメントプランナーのお仕事紹介
2022年にアポイントメントプランナーとして入社した倉谷さんにお話を聞きました。アポイントメントプランナーは聞きなじみの無い職種ですが、どのようなお仕事をしているのでしょうか？
Q.前職ではどんなお仕事をしていましたか？
美容師をしていました。車業界は未経験での入社です。元々BMWが好きだったのでモトーレン札幌に入社を決めました。今はBMWのZ4という車に乗っています！
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Qアポイントメントプランナーのお仕事について教えてください！
【点検・修理の予約管理】
点検・修理の予約を管理するのがメインのお仕事です。お客様と電話やメールでやり取りをしながら具体的な入庫（車を預ける）日時を決めます。特にタイヤ交換時期の春と秋はひっきりなしに電話がかかってくる日もあります。
【代車の管理】
お客様のお車を預かることになった際は代車の手配も行います。車のサイズや車種などお客様のニーズに合わせてどの代車をご用意するのが良いか考え、予約を調整してシステムに入力します。もし会社にある車だけで足りなくなった場合は、レンタカー会社に電話をかけて車を手配してもらうこともあります。
【その他】
修理にかかった料金や車両購入の手付金を現金でいただいた際は領収書を記入したり、手元の現金が増えてきたら銀行に行って記帳します。他にも、店舗の利益を計算して月報を入力したり、伝票をファイリングしたり、請求書郵送の手配など事務作業もあります。 -
Q.未経験から始めるにあたり、必要な知識やスキルはありますか？
入社前に覚えた方が良いことは特に無いと思います。私は車好きでしたが、内部の構造や消耗品の交換時期まで詳しく知っていたわけではなく、業務に必要な知識は入社して先輩方が教えてくれたおかげで覚えることができました。
覚えておくと便利なことは、車を見てどの車種かわかるようになることです。見分けるポイントもあるので難しくないですよ。電話対応が多いので、仕事で電話対応をした経験がある方はアポイントメントプランナーの業務でも活かせます。私も最初は電話対応が苦手でしたが、何度も対応しているうちに慣れていきました！
Q.どんな研修を受けましたか？
入社したのが2022年のコロナ禍だったので、最初はオンラインでBMWやMINIのブランドを知る研修を受けました。他にも、店舗全員で接客・接遇セミナーを受けて接客の仕方を学んだり、新しいシステムが出たときにはシステムの使い方についての研修も受けました。
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Q.どのような点にやりがいを感じますか？
特にタイヤ交換時期は業務が増えるので、次々に来る仕事をさばいて減らしていく達成感が好きです。営業側からもサービス側からもお客様や車の情報が入ってくるので、どちらの目線からも考えて行動できることに面白みがあります。
よくお電話いただくお客様から「どうもね～、助かったよ。」と言っていただけたり、お客様アンケートで「修理受付の方の感じが良かった！」と書いていただけるととても嬉しくなります。対面でお客様とやりとりすることは少ないですが、電話やアンケートでの感謝の言葉は励みになります！
